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19.05.2015 16:04
Dokumentation nach dem Mindestlohngesetz - Kontrolle der Einhaltung

Damit die zuständige Zollverwaltung und Sozialversicherungsprüfer die Einhaltung des Mindestlohns kontrollieren können, müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer dokumentieren. Es ist zu erwarten, dass die Zollverwaltung und die Sozialversicherungsprüfer intensiv kontrollieren werden, ob der Arbeitgeber den Mindestlohn und die damit verbundenen Anforderungen einhält. Das heißt, Arbeitgeber und Entleiher müssen die tägliche Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz aufzeichnen. Es müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit aufgezeichnet werden und dies spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags, der auf den Tag der Arbeitsleistung folgt. Die Dokumentation muss mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Zeiterfassungssysteme erleichtern hier die Arbeit erheblich. Das aufwendige Führen und Verwalten von Stundenzetteln entfällt.

Mindestlohn: Die Dokumentationspflicht in der Zeiterfassung

Mindestlohn
Ab 01.01.2015 haben grundsätzlich alle abhängig Beschäftigten einen Anspruch auf 8,50 € brutto je Arbeitsstunde. Grundlage ist das Mindestlohngesetz (MiLoG) welches wiederum Bestandteil des Gesetzes zur Tarifautonomie ist.
Auf diesen Anspruch kann der Arbeitnehmer nicht verzichten, alle Absprachen hierzu wären ungültig. Der Mindestlohn gilt auch für geringfügig Beschäftigte, kurzfristig Beschäftigte oder Teilzeitbeschäftigte.
Brutto bedeutet, dass von diesem Lohn noch die Sozialabgaben (Arbeitnehmeranteil), Steuern und andere Pflichtabgaben abgezogen werden.

Als Obergrenze für die der Kontrolle unterliegenden Einkommen (und somit für die Pflicht zur Zeiterfassung) wurden 2.958,– € festgelegt. Dies entspricht einer Arbeitsleistung von 348 Std. a 8,50€. Wer glaubt, dass solche Arbeitsleistung realitätsfremd sind, liegt leider falsch. Zum Beispiel bei Erntehelfern, im Baugewerbe und im Fischfang kommen saisonal bedingt mitunter recht erstaunliche Arbeitszeiten zusammen.
Nachweis der Arbeitszeiten

Um den Stundenlohn überhaupt berechnen zu können ist es notwendig, die Arbeitszeiten des Mitarbeiters festzuhalten und bei Bedarf auch nachweisen zu können. Grundlage ist natürlich die Nettoarbeitszeit, also nach Abzug der Pausen, Raucherpausen und Unterbrechungen, allerdings mit Dienstgängen, Bereitschaftszeiten und ähnlichen Arbeitszeiten. Auf Verlangen ist dieser Nachweis vorzulegen (Zoll), die Dokumente müssen für einen Zeitraum von mindestens drei Jahren archiviert werden.

Über die Form des Nachweises bzw. die Art der Erfassung existieren keine Vorschriften. Nachvollziehbar erfassen müssen Sie den Beginn und das Ende der Arbeitszeit sowie die Summe der Arbeitszeit, also abzüglich der Pausen.
Sie können durchaus einen Papiervordruck, eine Tabellenkalkulation oder eine Stempelkarte nutzen. Vorteil ist natürlich, wenn die Aufzeichnungen festen nachvollziehbaren Berechnungen unterliegen.

Mindestlohngesetz und Arbeitzeiterfassung: Konsequenzen in der Praxis

Die Vorbereitungen in den Behörden laufen. Einige Fundstellen im Internet berichten von geplanten Neueinstellungen beim Zoll in den nächsten Jahren. Zwischen 1.600 und 2.500 neue Mitarbeiter sollen die Kontrollen sicherstellen.
Allerdings wird der Zoll wohl erst ab März 2015 richtig aktiv. Bis dahin müssen alle betroffenen Unternehmen den neuen Mindestlohn gezahlt haben.
Es steht zu erwarten, dass die im § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Unternehmen von den verstärkten Kontrollen besonders betroffen sein werden. Um dem erhöhten Aufwand bei der Erfassung der Arbeitszeiten zu begegnen empfiehlt sich eine elektronisches Zeiterfassungssystem, zum Beispiel eine der von uns angebotenen Lösungen zur Arbeitszeiterfassung.

Hier finden Sie übersichtlich aufgelistet die zu beachtenden Eckpunkte in der Zeiterfassung durch das neue Mindestlohngesetz:

1. Was ist zu Erfassen, zu Dokumentieren

  • Arbeitsbeginn
  • Arbeitsende
  • Summe der Nettoarbeitszeit

Ausnahme:
Außendienstmitarbeiter, Fahrer und andere Angestellte die Ihre Arbeitszeit hauptsächlich außerhalb des Unternehmens erbringen. Hier ist zur Vereinfachung der Dokumentation nur die Angabe der Nettoarbeitssumme zu erfassen.

2. Wie wird der Mindestlohn berechnet:

Die Nettoarbeitszeit wird mit dem Mindestlohn multipliziert, also mit 8,50€. Die Summe stellt den Bruttolohn dar.
Zuschläge für Überstunden werden beim Mindestlohn nicht berücksichtigt! Ebenso gilt die Arbeitnehmersparzulage nicht als Lohn bei der Berechnung.
Das BAG hat schon 2012 in einer Voranfrage an die EU klären lassen, dass die Umsetzung nicht gegen EU- Recht verstößt.
Beispiel Arbeitskraft 40 Std. je Woche:
40 (Std) * 4,35 (Wochen je Monat) * 8,50 € = 1.479,– €
Daraus ergibt sich die Berechnung für Minijobber (geringfügig Beschäftigte):
450,– (€ max. je Monat) / 8,50 = 52:56 Std:Min je Monat
oder (minutengenau)
146(Min. tgl.) * 5 (Tage je Woche) * 4,35 ~ 3175 (Min gesamt) / 60 ~52,92 * 8,5 ~ 449,80€


Elektronische Arbeitszeiterfassung, eine gute Lösung

In beiden Fällen, also der Dokumentationspflicht bei geringfügig Beschäftigten ebenso wie beim Mindestlohngesetz empfiehlt sich eine Arbeitszeiterfassung per Zeiterfassungsterminal und eine Auswertung über eine Software auf Ihrem PC. Die Zeiterfassungsgeräte verfügen meistens über einen Transponderleser oder Fingerabdruckleser zur Identifikation des Mitarbeiters sowie über einen Offlinespeicher zur Sicherung der Daten bei Netzausfall oder Stromschwankungen.
Die Software bewertet die Daten, zieht Pausen nach festen Vorgaben ab und stellt die Ergebnisse als Monatsabrechnung zur Verfügung. Betrachten Sie die Vorteile so stellen Sie sicherlich fest, dass sich die einmalige Ausgabe für ein Komplettsystem schnell amortisiert.